Certains événements ont des budgets plus importants que d’autres. Bien que la plupart des gens croient qu’avec une quantité illimitée de ressources ou beaucoup d’argent, vous pouvez potentiellement tout faire. Cela ne signifie pas non plus que les événements avec des budget plus modestes auront moins d’impact et de succès.
Avec un budget serré, vous pouvez toujours faire bonne impression et épater vos convives. Voici quelques conseils clés qui m’ont bien servi sur la façon de faire:
1. Organisez-vous le plus tôt possible
Le lieu fait parti des éléments les plus importants de votre budget. Il convient de l’analyser tôt dans le processus de planification. Souvent, il est déjà difficile de trouver un lieu convenable en soi et cela ne sera pas plus facile avec un budget limité ou des frais de réservation de dernière minute supplémentaires. Pour choisir judicieusement, la clé est la planification.
2. Utilisez votre réseau
Rendez vous compte du vivier que vous avez à votre portée. En effet, dans vos amis, votre famille et même vos collègue. Pensez à faire une petite réunion avec vos proches pour savoir qui serait à même de vous venir en aide. Chaque aide compte.
3. Prestataires
La nourriture, les boissons et la décorations doivent en être les points forts. La restauration fournie doit toujours être bonne mais pas nécessairement luxueuse. Avec un petit budget, c’est l’occasion pour vous de sortir des sentiers battus et de vous écarter des approches conventionnelles tout en restant rentable. Selon la taille de votre événement, pourquoi ne pas penser à un foodtruck ou à un photobooth ambulant ? Les idées sont nombreuses à vous de voir ce que vous pouvez faire vous-mêmes et ce que vous pouvez prester.
Comparer et Négocier: tout en restant honnête et franc au sujet de votre budget, vous pouvez négocier avec vos prestataires. Il est important de savoir quelle est la valeur marchande des services et des articles que vous demandez avant de négocier.
Recherchez des forfaits en ayant un ou plusieurs prestataires. Cela peut réduire considérablement certains coûts. Le lieu de votre choix peut être en mesure de vous offrir la totalité ou la plupart des services dont vous avez besoin dans le même contrat ou d’obtenir des tarifs préférentiels auprès de certains fournisseurs recommandés.
Vous devez faire votre recherche, car il se peut également que le lieu insiste pour que vous utilisiez leur service de traiteur sur place sans trop de flexibilité et que le prix de revient soit considérablement plus élevé en fin de journée.
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4. Passez au numérique
Génération 2.0: Passez au numérique ! De nos jours, il existe de nombreuses alternatives à l’impression de papier. Vous pouvez envoyer vos faire-parts , invitations et bien d’autres choses par email. Cela peut vous permettre d’économiser de l’argent avec l’impression ou de limiter l’impression à ce qui est absolument essentiel, tout en préservant la nature.
La technologie peut faciliter la gestion et la planification de votre événement, l’enregistrement, l’affichage des horaires, le partage d’informations sur et autour de l’événement.
5. Soyez flexible, soyez créatif
Priorisez vos dépenses pour savoir quoi et où vous pouvez vous permettre d’être plus flexible et plus créatif. En outre, plus vous êtes fixé sur les idées et les éléments relatifs à votre événement, plus il sera difficile de les obtenir en fonction de votre budget. Parfois, ce qui vous est offert gratuitement ou à un coût inférieur peut ne pas être exactement ce que vous vouliez idéalement, mais demandez-vous s’ils peuvent toujours faire le travail.
Pensez à recycler les articles au lieu d’en acheter de nouveaux. Vous pouvez choisir de concevoir et de construire ces éléments de manière à pouvoir les réutiliser #DoItYourself.
Soyez conscient de votre budget sans lésiner sur la qualité. Pour être optimal, pensez à faire appel à un planificateur, car pour nous, tout est possible.
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